株式会社Makicom（以下、「当社」という。）は、お客様となる企業や団体が、他の企業や団体、消費者とコミュニケーションを図る上で、そのコミュニケーションを様々な形で協働し支援させて頂くことを中心とした活動をしています。その活動を円滑にし、お客様とコミュニケーションを維持し、お客様との信頼関係を築き、顧客満足を最優先に追求していくことを基本理念に、提携させて頂いている企業様からの個人情報、お客様からご提供された個人情報は当社事業において最も重要な情報資産であり、取り扱うすべての個人情報の保護について、社会的な責任であると認識し、全社を挙げて下記に従い個人情報を適切に取り扱います。
- 当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な事業の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
- 当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲以内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 当社は、個人情報を第三者に委託及び提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
- 当社は、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクを認識し、その防止及び是正のための社内基準や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。
- 当社は、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。
- 当社の役員及び従業員は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の適切な保護に努めます。そのため「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JISQ15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全従業者が遵守すると共に、この継続的改善に努めます。
制定日：2015年10月15日
株式会社Makicom
代表取締役 佐東 公裕
個人情報保護方針及び個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談等の申出先
当社の個人情報保護方針及び個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談につきましては、郵送・電話・電子メールのいずれかの方法で、下記の｢個人情報苦情及び相談窓口｣までご連絡ください。なお、直接ご来社頂いてのお申出はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。
〒101-0032 東京都千代田区岩本町3-2-1 共同ビル（新岩本町）5F
株式会社Makicom 個人情報苦情及び相談窓口
電話：03-6457-8702 （受付時間10:00～17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
個人情報の取扱いについて（公表文）
１．当社が取得する個人情報の利用目的について
当社では、以下の個人情報を取得し、利用目的の達成に必要な範囲内において利用致します。
（1） 受託業務で取扱う個人情報
委託業務に関する契約の履行のため
（委託元がご本人から同意を得た利用目的の範囲内で利用いたします。）
（2） 当社の御取引先様に関する個人情報
・契約の履行及び関連する諸連絡のため
・ご請求や御支払対応のため
（3） 当社の従業員の個人情報
・業務上必要な諸連絡のため
・報酬の支払い、社会保険関係手続き、福利厚生の提供、法律上要求される諸手続き、その他雇用管理のため
・健康的な就業状態の確保や健康管理のため
・当社の安全管理の維持のため
（4） 採用応募者の個人情報
・採用選考並びに結果の通知のため
（5） お問合せ者の個人情報
・お問合せ内容の確認やご回答のため
２．個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
代表取締役 TEL:03-6457-8702
３．個人情報の第三者提供について
当社では、法令等に規定される場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。
４．個人情報の委託について
当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、適切な監督をいたします。
保有個人データの取扱いについて（公表文）
上記「個人情報の取扱いについて」の１項のうち、（2）～（5）の個人情報は当社の保有個人データに該当します。当社が保有する保有個人データに関しては、ご本人からの求めにより、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止、並びに第三者提供記録の開示（以下、｢開示等｣と言います。）のご請求に対応させていただきます。
開示等のご請求のお手続きは、下記の通りです。
１．開示等の請求の申出先
開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。
株式会社Makicom 個人情報苦情及び相談窓口 宛
TEL:03-6457-8702（受付時間：10:00～17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
２．開示等のご請求における提出書面
開示等のご請求をご希望される場合には、次の請求書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人確認のための書類とともに郵送ください。
＜当社指定の申請書＞
・開示等請求書
＜ご本人確認書類＞
以下のいずれかの公的書類の写しを添付してください。
・運転免許証
・パスポート
・マイナンバーカード（表面のみ）
・在留カードまたは特別永住者証明書
・その他本人確認ができる公的書類
※ご本人確認の書類に｢本籍地｣が記載されている場合は、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせて頂きます。
＜書類の郵送先＞
〒101-0032 東京都千代田区岩本町3-2-1 共同ビル（新岩本町）5F
株式会社Makicom 個人情報苦情及び相談窓口 宛
３．代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項2の書類に加えて、代理権が確認できる下記①の書類いずれかの写し及び代理人自身を証明する下記②の書類いずれかの写しを必要とする。
①代理人である事を証明する書類
［開示等の求めについて本人が委任した代理人の場合］
・本人の委任状（原本）
［代理人が未成年者の法定代理人の場合］
・戸籍謄本
・住民票（続柄の記載されたもの）
・その他法定代理権の確認ができる公的書類
［代理人が成年被後見人の法定代理人の場合］
・後見登記等に関する登記事項証明書
・その他法定代理権の確認ができる公的書類
②代理人自身を証明する書類（本籍地の情報は都道府県のみとし、その他は黒塗りでご提出ください）
・運転免許証
・パスポート
・マイナンバーカード（表面のみ）
・住民票
４．ご請求に関する手数料
利用目的の通知又は開示のご請求に限り、請求1件につき1,000円の手数料を申し受けます。1,000円分の郵便定額小為替を請求書類に同封してください。
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。
５．開示等のご請求に対する回答方法
ご依頼に基づくご請求への対応結果につきましては、請求書記載住所宛て又はメールアドレス宛に書面によってご回答いたします。ただし、開示のご請求に関しては、ご希望の開示方法に従います。
６．開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求に伴い取得した個人情報は、開示等のご請求への回答に必要な範囲のみで取り扱うものとします。
７．開示等のご依頼にお応えできない場合
次に定める場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承ください。
（1）ご提出頂いた書類に不備があった場合
（2）ご本人の確認が出来ない場合
（3）代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
（4）当社の保有している個人情報に該当しない場合
（5）他の法令に違反することとなる場合
８．当社が保有個人データの安全管理のために講じている措置
①基本方針の策定
個人情報及び個人データの保護及び適正な取扱いの確保のため、当社における個人情報保護方針を策定し、社内外に公表しています
②個人データの取扱いに係る規律の整備
JIS Q 15001:2017に基づき個人情報保護に係る内部規程を整備し、個人情報保護に係る体制整備、責任及び権限、具体的な個人情報の取扱い上のルールを定め、全社で運用しています
③組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関し、部署ごとに責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業員及び当該従業員が取扱う個人データの範囲を明確化しています
・個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています
・個人データの取扱状況について、定期的に運用状況を確認し、毎年全部署･全拠点に対して他部署の者による監査を実施しています
④人的安全管理措置
・当社の個人データの取扱い上のルールについて、定期的に従業員に教育し、理解度確認を実施しています
・当社に所属する全ての従業員に対し、退職後も有効な秘密保持誓約を取交しています
・内部規程に違反した場合に、本人に対して懲戒を含む罰則を科すことを就業規則に規定し、従業員に周知しています
⑤物理的安全管理措置
・個人データを取扱う区域を定め、従業員等の入退室を管理しています
・個人データを取扱う情報機器等について、アクセス制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧や取扱いを防止する措置を講じています
⑥技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています
・社内サーバ等の個人情報を格納する情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています
⑦委託先の監督
・当社の保有する個人データの取扱いの一部又は全部を委託する外部事業者に対し、定期的な再評価を行うとともに、機密保持条項を含む契約を締結しています
・必要に応じ、個人データの取扱い状況について、報告を行わせたり、実際の取扱い状況を確認する等の監督を行っています
⑧外的環境の把握
当社では、個人情報の国外移転は行っておりません。
９．保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
保有個人データの取扱いに関する苦情は、下記までお申し出下さい。
管理者 株式会社Makicom 個人情報苦情及び相談窓口 宛
TEL:03-6457-8702 （受付時間：10:00～17:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く）
１０．認定個人情報保護団体
当社は､次の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当該団体における苦情の解決申出先は､以下のとおりです。
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
03-5860-7565 ／ 0120-700-779
以上
